Q-soft de México comparte con su equipo de trabajo, clientes, proveedores, asociados y amigos una nueva Historia de éxito: “La implantación de la solución Q-Web 2005 en la Facultad de Ciencias Agrotecnológicas de la Universidad Autónoma de Chihuahua”.
Agradecemos de antemano a todo el personal que hizo posible la consolidación de esta Historia de éxito y muy en especial al Dr. Mario Maldonado Estrada, Director de la Institución y a la M.A. Aída Rodríguez Andujo, Secretaria Académica por su entusiasmo y confianza en nuestro equipo de trabajo.
Conozca una historia de éxito que refleja los beneficios generados en las organizaciones al implantar Q-Web 2005 para administrar sus sistemas de calidad.
“Gracias al Sistema Integrado Q-WEB-2005 para la Administración de la calidad, disponemos de una herramienta que contempla nuestras necesidades, y que permite realizar todas las tareas relacionadas con las labores académicas de la Facultad. La principal ventaja de Q-Web 2005, es la cantidad y veracidad de información que obtenemos rápidamente: es información reciente y actualizada. Esto nos ha permitido agilizar los procesos de mejora y lograr tiempos de respuesta nunca imaginados en la educación publica”
M.A. AIDA RODRIGUEZ ANDUJO
Secretaria Académica
Facultad de Ciencias Agrotecnológicas
Universidad Autónoma de Chihuahua
Situación
Hasta hace poco más de un año, empleábamos diversos mecanismos para realizar nuestras tareas diarias. Se trataba de un sistema con carpetas que debían gestionarse de forma totalmente independiente, lo que implicaba numerosos problemas, como tener que realizar repetidas búsquedas de información en los distintos archivos, con la consiguiente pérdida de tiempo, o la obtención redundante de datos que, además, en muchas ocasiones procedían de diversos formatos. La principal dificultad de este método derivaba de la coexistencia de diferentes sistemas de información independientes y no conectados entre sí, lo que impedía realizar un control integral de la información de la Facultad, con los lógicos riesgos de duplicidad y pérdida de información.
Proceso de evaluación de soluciones
El sistema que requeríamos debía facilitar la consulta de los 114 indicadores del manual de referencia de COMEAA y poner a disposición del equipo directivo, del comité de calidad y del organismo acreditador toda la información relativa al sistema de mejora continua de la Facultad. En definitiva, necesitábamos un sistema que fuera capaz de responder a las necesidades de los miembros de la comunidad de la Facultad involucrados en esas labores. Por eso exploramos al principio un demo de la versión 3.0 y nos interesó la aplicación, comenzamos a ver los beneficios de tener varios sistemas de calidad en un solo software. Posteriormente al contar con la versión 2005 nos dimos cuenta de que contaba con más aplicaciones y empezamos a tener entre nosotros una comunicación directa y oportuna, sabíamos quién era responsable de qué y en que momento, la información estaba en línea y por fin nos permitía un software contar con herramientas de solución de problemas y tomar decisiones oportunas.
Elementos que permitieron decidir a favor de la solución Q-Web 2005
Contamos con una aplicación que se ajusta perfectamente a nuestras necesidades y además el soporte técnico es excelente y oportuno. Toda la gente de Q-softestá pendiente de nuestro desarrollo y prácticamente nos llevan de la mano. Nos ayudan a aprender a aprender.
Implementación Solución Q-Web 2005
El proceso de implantación fue relativamente corto, nos llevo tres meses recabar la información y subirla al sistema y comenzar la administración. Al principio al tomar la capacitación fuimos construyendo la estructura y entendiendo la complejidad del mismo que, por la forma de presentarlo es muy sencillo manejarlo.
Como anécdota, mencionaremos que al principio teníamos parado el sistema porque estábamos acostumbrados a manejar todo en papel y el sistema de administración de calidad y de documentación estaba en carpetas, parecía más cómodo y hasta bonito, hasta que el Secretario Administrativo nos paro el alto y nos dio los costos de no calidad a través de una cifra de muchos ceros invertidos hasta el momento en ese ineficiente sistema de administración por calidad y eso nos hizo reaccionar. Ahora nos arrepentimos de no haberlo usado de inmediato.
Principal uso de la tecnología implementada
Por supuesto el control documental que nos permite recibir al organismo de acreditación (COMEAA) y ser auditados en cualquier momento está construido por 114 indicadores en varias categorías y en septiembre de 2006 tendremos nuestra primera auditoria a distancia. También le permite al Director de la Facultad tener un control sobre su sistema de calidad y de su gente porque le indica quien está haciendo su trabajo conforme al plan. Tenemos cuatro carreras con su sistema de documentación y plan de mejora continua que permite verificar su desarrollo oportunamente.
Beneficios
- Más organización interna
- Oportunidad en la obtención de reportes
- Ahorro de tiempo y eso nos permite realizar otras actividades
- Integración de la información
- Funcionalidad acorde con nuestras necesidades
- Plataforma amigable
El responsable de los centros de cómputo de FACIATEC señala el beneficio más importante logrado:
“Facilita el uso del sistema a todos los miembros de la Facultad".
Impactos favorables que se han ha percibido en la organización
El impacto principal es el de la motivación y cambio de actitud de la gente, se siente otro ambiente de trabajo.
Reconocimiento por la implantación de un sistema en una institución de educación pública.
Nuestro Plan de mejora continua por fin cuenta con un respaldo informático.
