La oficina sin papel ya no es una ficción, cada día las organizaciones de cualesquier categoría están evolucionando hacia ese nivel, ya que se reconoce la reducción de costos, eficiencia en el trabajo del recurso humano y los beneficios.
Si bien es cierto que existen documentos que pueden ser importantes mantenerlos en papel, bien sea por temas legales, históricos o financieros, si debemos apostar a la reducción de la cantidad de papeles innecesarios
La tecnología está avanzando a pasos agigantados cada vez es menos común utilizar papel para comunicarnos e incluso para hacer ciertos trámites como la contabilidad. Sin embargo las oficinas sin papel no son un concepto nuevo, desde la década de los 70 se ha intentado hacer que la mayoría de las empresas empiece a migrar al formato electrónico, sin embargo no existían las herramientas necesarias para hacerlo de una manera rápida y confiable.
Las empresas de hoy en día tienen que hacer prácticamente todo sin papel: declaraciones de impuestos, pagos de nómina, contratos, etc… Las posibilidades se han multiplicado desde que los softwares incrementaron su calidad, pues hoy en día tenemos la posibilidad de manejar Automatizado el seguimiento de procesos relacionados con documentos (revisiones, aprobaciones, solicitudes de cambio, seguridad, etc.) evitando el costoso seguimiento manual de estos procesos.
Muchos estudios demuestran que el costo real de una oficina con papel está en la pérdida de documentos, la sobre carga de trabajo tanto de los empleados que trabajan en estos departamentos como en todos los que participan en el ciclo de vida del documento y, principalmente, que un documento extraviado puede generar millones en perdida a una organización o uno cuya información ya no sirve para tomar decisiones criticas para el negocio.
Aunque se está en el camino de la oficina sin papel hay que crear una buena planificación estratégica donde se encuentren todos los actores indispensables para garantizar un óptimo resultado.
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