Riesgo potenciales al no Gestionar adecuadamente el Control Documental

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Víctor OrozcoGrte. De Mercadotecnia

Durante la vida útil de todo archivo o documento se sujeta a los diferentes procesos ya sea de transportación, almacenamiento, modificación, consulta, copiados y destrucción. Sin embargo, al no Gestionar debidamente el control documental se promueve el mal uso y hasta robo de la información empresarial.

Que tan grande podría ser el impacto?

Aproximadamente el 30% de las empresas en México han sido víctimas de algún robo interno como externo, según cifras del Grupo Multisistemas de Seguridad Industrial.

 

Siempre resulta una mejor práctica el viejo dicho “Más vale prevenir que lamentar” teniendo en mente el alto porcentaje de victimas y perdidas que haciende a los millones de pesos, debe de ser prioridad el Gestionar debidamente toda la documentación de la organización.

 

Pero si toda tu documentación se encuentra ordenada dentro de la organización, se encuentra segura, cierto?

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Que Beneficios traerá la implementación con el sistema de Gestión Q-Web Online?

Te puedo nombrar 20 Ventajas competitivas que tendrás al obtener Q-Web Online

  1. Toda la documentación se guarda en la Web y tendrás acceso en todo momento y de vía remota
  2. No necesitas instalar ningún tipo de Hardware, es 100% en la nube.
  3. Su nivel de implementación es rápida y segura, podrás empezar a trabajar en cuestión de semanas o meses
  4. Actualización documental automatizadas
  5. Es fácil de utilizar y cuenta con un asistente wizard que facilita su uso a través de la aplicación.
  6. Toda la aplicación se maneja desde una pantalla
  7. Las herramientas son las mismas en todos los niveles de la aplicación
  8. Se adapta a todo tipo de organización
  9. Administra múltiples sistemas de gestión
  10. Compatible con todo tipo de archivo (Incluye imagen, audio y video)
  11. Convierte documentos en formatos originales a archivos PDF
  12. Maneja estructuras jerárquicas
  13. Cuenta con un sistema de notificación
  14. Maneja múltiple organizaciones
  15. Sistema bilingüe
  16. Cuenta con gran variedad de reportes que se generan en cada modulo
  17. Nos permite determinar el nivel de implementación de un sistema de gestión por medio de sus requerimientos
  18. Visible en teléfonos celulares y tablets
  19. Controla acceso a la aplicación por medio de contraseñas
  20. Relación entre puestos y módulos de sistema, el cual el usuario solo vera la información permitida o modificarla según los permisos otorgados

 

La Gestión Documental tiene la capacidad de mejorar la productividad de la organización sirviendo una solución a las preguntas como: Donde guardar los documentos? Como encontrarlos? Como organizarlos? Que versión es más actualizada?… Al no tener que perder tiempo ni esfuerzo en la búsqueda de documentación en físico, la productividad de las empresas incrementa y la seguridad se fortalece dándonos tranquilidad. Por esto te recomendamos nuestro sistema de Gestión por su facilidad de uso y sobre todo su seguridad. Deja tus preocupaciones con Q-Web Online.

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